Политика в отношении обработки персональных данных ВОО «Русское географическое общество»

Общие положения

1. Политика в отношении обработки персональных данных ВОО «Русское географическое общество» разработана в соответствии с требованиями части 2 статьи 18.1 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» и предназначена для предоставления неограниченного доступа к информации в отношении обработки персональных данных, а также к сведениям о реализуемых требованиях к защите персональных данных в ВОО «Русское географическое общество».
2. Настоящая Политика описывает порядок обработки и защиты персональных данных физических лиц в связи с реализацией трудовых отношений, заключением договоров и исполнением договорных обязательств ВОО «Русское географическое общество», осуществлением уставной деятельности организации.
3. Персональные данные относятся к категории конфиденциальной информации и защищены от несанкционированного, в том числе случайного, доступа к ним.

Основные понятия в области персональных данных

Принципы и условия обработки персональных данных

1. Обработка персональных данных в ВОО «Русское географическое общество» осуществляется на основе следующих принципов:
   1. наличие законных оснований для обработки персональных данных; ограниченность обработки персональных данных достижением конкретных, заранее определенных и законных целей;
   2. недопущение объединения баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в несовместимых между собой целях;
   3. обработка только тех персональных данных, которые отвечают целям их обработки; соответствие содержания и объема (недопущение избыточности) обрабатываемых персональных данных заявленным целям обработки;
   4. обеспечение точности персональных данных, их достаточности, а в необходимых случаях и актуальности по отношению к целям обработки персональных данных;
   5. хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен законодательством Российской Федерации, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.
2. Обработка персональных данных в ВОО «Русское географическое общество» может осуществляться в следующих случаях:
   1. получено согласие субъекта на обработку его персональных данных;
   2. обработка персональных данных необходима для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на оператора функций, полномочий и обязанностей;
   3. обработка персональных данных осуществляется в связи с участием субъекта персональных данных в гражданском и арбитражном судопроизводстве;
   4. обработка персональных данных необходима для исполнения судебного акта в соответствии с законодательством Российской Федерации об исполнительном производстве;
   5. обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных;
   6. обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных, если получение согласия субъекта персональных данных невозможно;
   7. обработка персональных данных необходима для осуществления прав и законных интересов оператора или третьих лиц либо для достижения общественно значимых целей при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта;
   8. обработка персональных данных осуществляется в статистических или иных исследовательских целях, при условии обязательного обезличивания персональных данных;
   9. осуществляется обработка персональных данных, подлежащих опубликованию или обязательному раскрытию в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Обрабатываемые персональные данные

1. С целью исполнения требований законодательства Российской Федерации в области кадрового учета, в том числе содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества, выплаты заработной платы и иных, причитающихся работнику в соответствии с законодательством Российской Федерации или договором выплат, осуществления предусмотренных законодательством Российской Федерации налоговых и социальных отчислений, в ВОО «Русское географическое общество» обрабатываются персональные данные работников:
   1) Фамилия, имя, отчество, пол;
   2) Дата и место рождения;
   3) Сведения о гражданстве;
   4) Сведения об образовании;
   5) Профессия, квалификация, должность;
   6) Семейное положение, состав семьи;
   7) Паспортные данные;
   8) Адрес, телефон;
   9) Сведения о воинском учете;
   10) Сведения о наградах, поощрениях, почетных званиях;
   11) Сведения о социальном положении;
   12) Данные пенсионного, медицинского страхования, ИНН, СНИЛС;
   13) Доходы, суммы отчислений;
   14) Информация об отпусках;
   15) Банковские реквизиты;
   16) Фотография.
   
   Основанием для обработки персональных данных является Трудовой кодекс Российской Федерации; Налоговый кодекс Российской Федерации; Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»; Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»; Федеральный закон от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»; Договор; Согласие субъекта.
   Обработка сведений о состоянии здоровья работников осуществляется в отдельных случаях в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной социальной помощи, трудовым законодательством, пенсионным законодательством Российской Федерации.
   Обработка персональных данных осуществляется с использованием средств автоматизации или без использования таких средств.
   Срок обработки персональных данных ограничивается достижением заявленной цели. Срок хранения персональных данных составляет 75 лет ЭПК с момента прекращения трудовых отношений. Уничтожение персональных данных осуществляется в установленные законодательством сроки по истечению периода их хранения либо при наступлении иных законных оснований.
2. С целью исполнения требований законодательства Российской Федерации в области кадрового учета в ВОО «Русское географическое общество» обрабатываются персональные данные близких родственников работников:
   1) Фамилия, имя, отчество;
   2) Степень родства;
   3) Год рождения.
   
   Основанием для обработки персональных данных является Трудовой кодекс Российской Федерации.
   Обработка персональных данных осуществляется с использованием средств автоматизации или без использования таких средств.
   Срок обработки персональных данных ограничивается достижением заявленной цели. Срок хранения персональных данных составляет 75 лет ЭПК с момента прекращения трудовых отношений с работником. Уничтожение персональных данных осуществляется в установленные законодательством сроки по истечению периода их хранения либо при наступлении иных законных оснований.
3. С целью осуществления подбора персонала, в том числе прохождения отбора на замещение вакантных должностей; ведения кадрового резерва; трудоустройства успешно прошедших отбор на замещение вакантных должностей, в ВОО «Русское географическое общество» обрабатываются персональные данные претендентов (соискателей) на замещение вакантных должностей:
   
   1) Фамилия, имя, отчество, пол;
   2) Дата и место рождения;
   3) Сведения о гражданстве;
   4) Сведения об образовании;
   5) Профессия, квалификация, должность;
   6) Сведения о трудовой деятельности;
   7) Семейное положение, состав семьи;
   8) Паспортные данные;
   9) Адрес, телефон;
   10) Сведения о воинском учете;
   11) Сведения о наградах, поощрениях, почетных званиях;
   12) Сведения о социальном положении;
   13) Данные пенсионного, медицинского страхования, ИНН, СНИЛС.
   
   Основанием для обработки персональных данных является Трудовой кодекс Российской Федерации; Согласие субъекта.
   Обработка персональных данных осуществляется с использованием средств автоматизации или без использования таких средств.
   Срок обработки персональных данных ограничивается достижением заявленной цели. Срок хранения персональных данных претендентов, включенных в кадровый резерв, составляет 5 лет (в случае включения в кадровый резерв) с момента принятия соответствующего решения. Уничтожение персональных данных осуществляется в установленные законодательством сроки по истечению периода их хранения, при поступлении отзыва согласия субъекта либо при наступлении иных законных оснований.
4. С целью исполнения требований законодательства Российской Федерации в области налогового и бухгалтерского учета, в том числе осуществления расчетов с субъектами персональных данных; оформления первичных учетных документов; проявления должной осмотрительности, в ВОО «Русское географическое общество» обрабатываются персональные данные контрагентов и их представителей:
   
   1) Фамилия, имя, отчество;
   2) Дата, место рождения;
   3) Адрес;
   4) Паспортные данные;
   5) Контактные данные (телефон, e-mail);
   6) Данные пенсионного, медицинского страхования, ИНН, ОГРН (для ИП);
   7) Банковские реквизиты.
   
   Основанием для обработки персональных данных является Налоговый кодекс Российской Федерации; Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»; Договор; Согласие субъекта.
   Обработка персональных данных осуществляется с использованием средств автоматизации или без использования таких средств.
   Срок обработки персональных данных ограничивается достижением заявленной цели. Срок хранения персональных данных составляет 5 лет с момента оформления первичного учетного документа. Уничтожение персональных данных осуществляется в установленные законодательством сроки по истечению периода их хранения либо при наступлении иных законных оснований.
5. С целью осуществления предусмотренной Уставом ВОО «Русское географическое общество» деятельности, в том числе для решения задач по формированию, поддержке и направлению общественной инициативы на всестороннее исследование географической, этнокультурной и исторической самобытности России для более полного и глубокого понимания ее роли и места в современном мире; стимулирования и организации активного участия общества в природоохранной деятельности, формирования ответственного отношения к окружающей среде; сохранения, использования и популяризации географического, исторического и культурного наследия России как предмета национальной гордости, сохранения и приумножения традиций Русского географического общества; получения, анализа и распространения достоверных общемировых и национальных географических, экологических, этнографических и статистических сведений в России и за рубежом; содействия развитию географии и смежных наук о природе и обществе, научному творчеству, распространению и внедрению в практику достижений отечественной науки; содействия в улучшении качества географического и экологического образования; содействия сохранению природного и культурного наследия России, организации проведения познавательного туризма на территории России, в ВОО «Русское географическое общество» обрабатываются персональные данные членов общественной организации, участников мероприятий, пользователей сервисов:
   1) Фамилия, имя, отчество;
   2) Фотография;
   3) Дата рождения;
   4) Место рождения;
   5) Адрес регистрации и фактического места проживания;
   6) Данные документа, удостоверяющего личность (серия, номер, кем и когда выдан, код подразделения);
   7) Гражданство;
   8) Контактная информация (номер телефона, адрес электронной почты и т.п.);
   9) Место работы, должность, сфера деятельности.
   
   Основанием для обработки персональных данных является Федеральный закон от 19 мая 1995 г. N 82-ФЗ «Об общественных объединениях», Заявление о вступлении в члены ВОО «Русское географическое общество», Согласие субъекта.
   Обработка персональных данных осуществляется с использованием средств автоматизации или без использования таких средств.
   Срок обработки персональных данных ограничивается достижением заявленной цели. В случае утраты необходимости в достижении заявленной цели, персональные подлежат уничтожению. Уничтожение персональных данных осуществляется в установленные законодательством сроки при утрате членства общества или поступлении отзыва согласия субъекта либо при наступлении иных законных оснований.

Сбор персональных данных

1. Сбор персональных данных осуществляется непосредственно у самого субъекта персональных данных. Если предоставление персональных данных и (или) получение оператором согласия на обработку персональных данных являются обязательными в соответствии с законодательством Российской Федерации, субъекту персональных данных разъясняются юридические последствия отказа в предоставлении таких данных и (или) согласия на их обработку.
2. Получение персональных данных у иных лиц возможно только при наличии законных оснований. При получении персональных данных у иных лиц, за исключением случаев, когда персональные данные получены в рамках поручения на обработку персональных данных или когда согласие получено передающей стороной, необходимо уведомить об этом субъекта.
3. При сборе персональных данных, в том числе посредством информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», обеспечивается запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение персональных данных граждан Российской Федерации с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации.

Обработка персональных данных

1. При обработке персональных данных в ВОО «Русское географическое общество» осуществляются следующие действия: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (распространение, предоставление, доступ), блокирование, удаление, уничтожение.
2. Обработка персональных данных может быть поручена третьему лицу с согласия субъекта персональных данных либо по основаниям, предусмотренным законодательством Российской Федерации. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению, не обязано получать согласие субъекта на обработку его персональных данных.
3. В случае подтверждения факта неточности персональных данных, такие персональные данные подлежат актуализации в течение семи рабочих дней.
4. В случае выявления факта неправомерности обработки персональных данных, такие персональные данные подлежат уничтожению в трехдневный срок.

Хранение персональных данных

1. Хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен законодательством Российской Федерации либо договором, стороной которого является субъект персональных данных.
2. Хранение персональных данных осуществляется с учетом обеспечения режима их конфиденциальности.
3. Персональные данные передаются на архивное хранение в соответствии с законодательством Российской Федерации об архивном деле, уничтожаются либо обезличиваются по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации либо договором, стороной которого является субъект персональных данных.

Передача персональных данных

1. Передача персональных данных третьему лицу осуществляется только с согласия субъекта персональных данных или в случаях, прямо предусмотренных законодательством Российской Федерации.
2. Передача персональных данных органу государственной власти, органу местного самоуправления, органу безопасности и правопорядка, государственному учреждению и фонду, а также иному уполномоченному органу допускается по основаниям, предусмотренным законодательством Российской Федерации.
3. Раскрытие персональных данных третьему лицу без согласия соответствующего субъекта не допускается, за исключением случаев, когда это необходимо для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных.
4. Раскрытие персональных данных третьему лицу в коммерческих целях без согласия соответствующего субъекта запрещено. Обработка персональных данных в целях продвижения товаров, работ, услуг на рынке, а также в целях политической агитации осуществляется только при условии предварительного согласия на это субъекта.
5. Трансграничная передача персональных данных на территории иностранных государств не осуществляется.

Распространение персональных данных

1. Обработка персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, осуществляется с учетом выполнения требований, предусмотренных законодательством Российской Федерации о персональных данных.
2. Субъект дает согласие на обработку персональных данных, разрешенных для распространения, отдельно от иных согласий субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.
3. В случае если субъект сам раскрывает свои персональные данные неопределенному кругу лиц при помощи функционала Интернет-сайта или сервиса ВОО «Русское географическое общество» без предоставления соответствующего согласия, дальнейшее распространение другими операторами персональных данных возможно только на основании согласия соответствующего субъекта на обработку персональных данных, разрешенных для распространения.
4. В согласии на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, субъект персональных данных вправе установить запреты на передачу (кроме предоставления доступа) этих персональных данных оператором неограниченному кругу лиц, а также запреты на обработку или условия обработки (кроме получения доступа) этих персональных данных неограниченным кругом лиц.

Условия и порядок прекращения обработки персональных данных

1. В случае достижения цели обработки персональных данных обработка таких персональных данных должна быть прекращена, а персональные данные должны быть уничтожены в тридцатидневный срок с даты достижения цели обработки персональных данных, если иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, иным соглашением между оператором и субъектом персональных данных либо если оператор не вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
2. В случае отзыва субъектом согласия на обработку его персональных данных обработка таких персональных данных должна быть прекращена, и в случае, если сохранение персональных данных более не требуется для целей обработки персональных данных, такие персональные данные подлежат уничтожению в течение тридцати дней с даты поступления указанного отзыва, если иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, иным соглашением между оператором и субъектом персональных данных либо если оператор не вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
3. В случае выявления неправомерной обработки персональных данных обработка таких персональных данных должна быть прекращена в течение трех рабочих дней. Если обеспечить правомерность обработки персональных данных невозможно, персональные данные подлежат уничтожению в течение дести рабочих дней с даты выявления неправомерной обработки.
4. В случае отсутствия возможности уничтожения персональных данных в течение срока, указанного в пунктах 10.1-10.3, должно быть обеспечено блокирование таких персональных данных и их уничтожение в срок не более шести месяцев, если иной срок не установлен законодательством Российской Федерации.

Доступ к персональным данным

1. Право доступа к персональным данным, обрабатываемым в ВОО «Русское географическое общество», имеют:
   1. Исполнительный директор ВОО «Русское географическое общество»;
   2. работники ВОО «Русское географическое общество», для которых обработка персональных данных необходима в связи с исполнением их должностных обязанностей;
   3. третьи лица, осуществляющие обработку персональных данных по поручению ВОО «Русское географическое общество», на основании заключаемого с этим лицом договора (поручения).
2. Допуск работников ВОО «Русское географическое общество» к персональным данным осуществляется руководством отдельным внутренним актом.

Порядок взаимодействия с субъектами персональных данных

1. Любой субъект, персональные данные которого обрабатываются в ВОО «Русское географическое общество», имеет право доступа к своим персональным данным, в том числе к следующей информации:
   1. подтверждение факта обработки персональных данных;
   2. правовые основания и цели обработки персональных данных;
   3. цели и применяемые способы обработки персональных данных;
   4. наименование и место нахождения оператора, сведения о лицах (за исключением работников оператора), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с оператором или на основании законодательства Российской Федерации;
   5. перечень обрабатываемых персональных данных, относящиеся к соответствующему субъекту, и источник их получения;
   6. сроки обработки персональных данных и сроки их хранения;
   7. порядок осуществления субъектом прав, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
   8. информацию об осуществленной или о предполагаемой трансграничной передаче данных;
   9. наименование лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению оператора, в случае если обработка поручена третьему лицу;
   10. информацию о способах исполнения оператором обязанностей, установленных статьей 18.1 Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных».

2. ВОО «Русское географическое общество» предоставляет сведения, указанные в п.12.1, в течение десяти рабочих дней с момента получения запроса субъекта или его законного представителя в форме, в которой получен соответствующий запрос (если иное не указано в запросе). В ответе на запрос не должны содержаться персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, если имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных. Срок ответа на запрос может быть продлен, но не более чем на пять рабочих дней в случае направления оператором в адрес субъекта мотивированного уведомления с указанием причин продления срока предоставления запрашиваемых сведений.

3. Запрос субъекта или его представителя должен содержать:
   1. номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта или его представителя;
   2. сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
   3. сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
   4. сведения, подтверждающие участие субъекта в отношениях с ВОО «Русское географическое общество» (номер договора, дата заключения договора или иные сведения), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных ВОО «Русское географическое общество»;
   5. подпись субъекта персональных данных или его представителя.
4. Субъект вправе повторно обратиться в ВОО «Русское географическое общество» с запросом сведений, указанных в п.12.1, не ранее чем через тридцать дней после первоначального обращения или направления первоначального запроса.
5. Субъект вправе требовать уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если обрабатываемые в ВОО «Русское географическое общество» персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной ВОО «Русское географическое общество» цели обработки.
6. Субъект вправе отозвать свое согласие на обработку персональных данных, если такое было дано. Отзыв согласия направляется субъектом в адрес ВОО «Русское географическое общество» и должен содержать сведения, указанные в п.12.3. В случае отзыва субъектом согласия на обработку персональных данных ВОО «Русское географическое общество» вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта при наличии оснований, предусмотренных законодательством Российской Федерации или договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.

Выполнение предусмотренных законодательством обязанностей

1. С целью выполнения ВОО «Русское географическое общество» обязанностей, предусмотренных законодательством Российской Федерации о персональных данных, принимаются следующие меры:
   1. назначение лица, ответственного за организацию обработки персональных данных;
   2. издание документов, определяющих политику в отношении обработки персональных данных, локальных актов по вопросам обработки персональных данных, а также локальных актов, устанавливающих процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства Российской Федерации, устранение последствий таких нарушений;
   3. применение правовых, организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных;
   4. осуществление внутреннего контроля соответствия обработки персональных требованиям законодательства Российской Федерации;
   5. оценка вреда, который может быть причинен субъектам персональных данных в случае нарушения законодательства Российской Федерации;
   6. ознакомление работников ВОО «Русское географическое общество» с положениями законодательства Российской Федерации и локальными актами ВОО «Русское географическое общество».
2. В случае выявления факта неправомерной или случайной передачи (предоставления, распространения, доступа) персональных данных, повлекшей нарушение прав субъектов персональных данных, ВОО «Русское географическое общество» уведомляет Роскомнадзор:
   1. в течение 24 часов с момента выявления о произошедшем инциденте, о предполагаемых причинах, повлекших нарушение прав субъектов персональных данных, и предполагаемом вреде, нанесенном правам субъектов персональных данных, о принятых мерах по устранению последствий соответствующего инцидента, включая сведения о лице, уполномоченном на взаимодействие по вопросам, связанным с выявленным инцидентом;
   2. в течение 72 часов с момента выявления о результатах внутреннего расследования инцидента, а также о лицах, действия которых стали причиной инцидента (при наличии).

Защита персональных данных

1. При обработке персональных данных принимаются необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.
2. С целью обеспечения безопасности персональных данных в ВОО «Русское географическое общество» осуществляются следующие мероприятия:
   1. определение угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах;
   2. применение организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах, которые обеспечивают выполнение требований к установленным уровням защищенности;
   3. оценка эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных, обрабатываемых в информационных системах персональных данных;
   4. учет машинных носителей персональных данных;
   5. обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным и реагирование на данные инциденты;
   6. восстановление персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;
   7. установление правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационных системах персональных данных;
   8. регистрация и учет действий, совершаемых с персональными данными в информационных системах персональных данных;
   9. контроль за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных в соответствии с установленным уровнем защищенности персональных данных.

Ответственность

Заключительные положения

1. К настоящей политике обеспечивается неограниченный доступ всех заинтересованных лиц, в том числе субъектов персональных данных и органов власти, осуществляющих контрольно-надзорную функцию в области персональных данных.
2. Настоящая Политика вступает в силу с момента ее утверждения и действует бессрочно. Изменения в Политику вносятся отдельными актами ВОО «Русское географическое общество». Актуальная редакция Политики, а также уведомления об изменениях Политики размещаются на официальном Интернет-сайте ВОО «Русское географическое общество».

Реквизиты и контактная информация